Manisa Büyükşehir Belediyesi Kurumsal Hafızasını Dijital Arşiv Sistemiyle Geleceğe Taşıyor

Manisa Büyükşehir Belediyesi, modern şehircilik anlayışı kapsamında kurumsal hafızasını dijital ortama taşımak için kapsamlı bir dönüşüm çalışması yürütüyor. Belediyenin fiziki arşivinde bulunan binlerce resmi evrak, Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi'ne aktarılırken, projenin vatandaşlara daha hızlı, şeffaf ve etkin hizmet sunulmasına katkı sağlaması hedefleniyor.

Çalışmaları yerinde inceleyen Manisa Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ile Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, yürütülen süreç hakkında yetkililerden bilgi aldı. Yetkililer, projenin yalnızca hizmet kalitesini artırmakla kalmayacağını, aynı zamanda belediyenin kurumsal hafızasının güvenli şekilde korunmasına da önemli katkı sunacağını ifade etti.

Belgeler Uluslararası Standartlarda Dijitalleştiriliyor

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından yürütülen proje kapsamında dijital arşiv aktarım süreci uluslararası standartlara uygun şekilde gerçekleştiriliyor.

Yetkililer, sürecin altı temel aşamadan oluştuğunu belirterek, fiziki ayrıştırma ve temizlik işlemlerinin ardından belgelerin yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla sayısallaştırıldığını aktardı. Belgelerin daha sonra OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisiyle dijital ortamda aranabilir hale getirildiği kaydedildi.

Güvenli Kayıt ve Yedekleme Süreci

İndeksleme aşamasında evrakların tarih, sayı ve konu bilgileriyle kimliklendirildiğini belirten yetkililer, kalite kontrol süreçlerinden geçirilen tüm belgelerin hatasız şekilde Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi'ne entegre edildiğini vurguladı.

Projenin son aşamasında ise dijital verilerin gelişmiş şifreleme yöntemleriyle belediyenin güvenli sunucularında yedeklendiği ve koruma altına alındığı bildirildi.

Hem Hizmet Süreçleri Hızlanıyor Hem Çevre Korunuyor

Dijital dönüşüm çalışmasıyla bürokratik işlemlerin hız kazanmasının ve vatandaşların resmi taleplerine daha kısa sürede yanıt verilmesinin amaçlandığı belirtildi. Çalışmanın fiziksel arşiv alanı ihtiyacını azaltarak kağıt kullanımını düşürdüğü, böylece çevre dostu belediyecilik anlayışına da katkı sunduğu ifade edildi.

Manisa Büyükşehir Belediyesi'nin teknolojiyi kamu hizmetleriyle buluşturan yatırımlarını sürdürdüğünü belirten yetkililer, dijital arşiv projesiyle hem kurumsal hafızanın güvence altına alındığını hem de geleceğin akıllı şehir altyapısına yönelik önemli bir adım atıldığını kaydetti.

Kaynak: CUMHA - CUMHUR HABER AJANSI